¿Qué es una orden de compra?

Que es una orden de compra

Son muchas las decisiones que deben tomarse en el seno de un negocio. Existe un documento que materializa la acción de un proceso de adquisición de un producto o servicio. Este trámite recibe el nombre de orden de compra. En este escrito constan todos los datos relativos al proceso materializado en la práctica.

 

Trámite de validez legal

Este papel tiene un valor comercial, por lo que consta la identificación de las partes que están implicadas en el acuerdo. Por ejemplo, aparecen los datos de la entidad que realiza el pedido y los del proveedor que ofrece ese servicio. En esta orden de compra también aparece la cuantía total del consumo realizado que deberá abonarse a través de la forma pactada en el plazo indicado. Otro dato significativo es la fecha.

La formalización de la orden de compra tiene la validez de un acuerdo que ha sido libremente asumido por el vendedor y el comprador, quedando claras las obligaciones de cada uno en la colaboración. Para hacer constar este compromiso con el cumplimiento del documento, las partes implicadas pueden firmarlo tras haber comprobado que todos los detalles descritos son un reflejo de lo indicado. Cuanto más clara sea la información, más sencillo será llevar a término la entrega del material en el lugar exacto y en el día previsto.

 

 

Este tipo de documento es fundamental porque puede ocurrir, por ejemplo, que un proveedor venda una cantidad elevada de productos a un comprador que comete impago. Por medio de este documento, el vendedor puede acreditar el pedido realizado. También puede suceder que un comprador utilice esta información para defender sus derechos si tiene algún tipo de queja porque el pedido que ha recibido no se ajusta a lo solicitado.  

Esta es una gestión que implica un tiempo. Sin embargo, es un trámite necesario y muy recomendable. Incluso aunque una empresa trabaje de manera regular con los mismos proveedores con quienes ya mantiene un vínculo de confianza, es un requisito profesional seguir cumpliendo con este protocolo.

La gestión financiera y contable de un negocio es una actividad fundamental para tener un perfecto control de los números. El seguimiento de estas acciones de compra forma parte de esta tarea administrativa por medio de la que la propia organización puede hacer una lectura de sus movimientos.

Cómo se inicia una orden de compra

El comprador es quien comienza el proceso y este documento llega al vendedor, que es quien ofrece una respuesta respecto a si puede hacerse cargo del pedido.

Mientras que en la comunicación oral existe el riesgo de que las palabras queden en el olvido o de que el emisor exprese un mensaje mientras que el receptor entiende algo distinto, por el contrario, la fuente del texto escrito permite confrontar a través de la letra cuál fue el propósito de una petición de compra. Y esta fuente de información puede ser de interés para las dos partes que intervienen en el pacto.

Por tanto, una orden de compra es uno de los requisitos necesarios en la realidad cotidiana de una entidad.

Descubre toda la información sobre nuestro Master en Ventas.

 

Más información:

 

Gestiopolis

Web y Empresas

Factu Fácil

 

¿Te ha resultado útil?: 
Sin votos (todavía)
Buscador de noticias

Suscríbete a nuestro boletín de noticias

Recibe nuestras publicaciones directamente en tu email cada 15 días.

EAE – OSTELEA Formación Online, S.L., tratará sus datos personales para contactarle e informarle del programa seleccionado de cara a las dos próximas convocatorias del mismo, siendo eliminados una vez facilitada dicha información y/o transcurridas las citadas convocatorias.

Ud. podrá ejercer los derechos de acceso, supresión, rectificación, oposición, limitación y portabilidad, mediante carta a EAE – OSTELEA Formación Online, S.L. - Apartado de Correos 221 de Barcelona, o remitiendo un email a atc@eaeprogramas.es. Asimismo, cuando lo considere oportuno podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de protección de datos.

Podrá ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos mediante escrito dirigido a dpo@planeta.es o a Grupo Planeta, At.: Delegado de Protección de Datos, Avda. Diagonal 662-664, 08034 Barcelona.
Marque las casillas para darnos su consentimiento: