Sacarle partido a Google Drive a nivel corporativo
Existen distintas herramientas que pueden utilizarse con un fin práctico a nivel corporativo. ¿Cómo guardar archivos en la nube? Google Drive simplifica este proceso para hacerlo de forma sencilla. Descubre las funcionalidades de este servicio a continuación.
Claves para mejorar el trabajo en equipo
Este espacio aporta un acceso seguro para consultar un contenido mediante cualquier medio habilitado para tal fin, como los dispositivos móviles y los ordenadores Windows o Mac. Almacenar y compartir son algunas de las tareas que pueden llevarse a cabo.
Como sabes, la consulta de la información sobre un proyecto es básica para mejorar la coordinación y la colaboración, cuando distintas personas intervienen en ese proceso. Las unidades compartidas facilitan esta comunicación porque los miembros del grupo acceden a los archivos si lo necesitan.
Tipos de archivos
¿Qué formatos es posible compartir y gestionar mediante esta herramienta? A continuación, enumeramos dos grupos diferentes.
- Mapas personalizados. Una opción ideal para planificar próximos eventos o compartir la dirección de la empresa. El usuario puede crear otro nuevo o abrir uno que haya elaborado previamente.
- Archivos de trabajo estructurados en formatos diferentes: PDF, Microsoft Word, fotos, vídeos y hojas de cálculo de Excel.
Tareas administrativas
A través de esta vía es posible realizar distintas gestiones, como veremos a continuación. El organigrama de la empresa no es estático, puede ocurrir que uno de los actuales miembros del equipo deje de formar parte del mismo para incorporarse a otra compañía. Quizá siga trabajando en la entidad pero ocupe un puesto de empleo de mayor responsabilidad en un departamento. En ese caso, es posible facilitar el acceso a otro usuario para que consulte la información cuando sea conveniente. Puedes transferir sus documentos a través de la consola de administración.
Por otra parte, el administrador tiene la posibilidad de hacer un seguimiento para comprobar cómo se gestiona el uso compartido de documentos en el contexto del equipo. ¿Personas ajenas a la organización pueden tener acceso a esa información? Comprueba la forma en la que se utiliza el contenido.
Además, evalúa las tendencias. ¿Qué tipo de documentos emplea cada miembro? ¿Y cuántos crean los participantes de la organización? Estas son algunas de las preguntas que puedes responder a través del uso del registro de auditoría de Drive. Como administrador, comprueba la actividad de los usuarios que forman parte de la entidad.
Por tanto, para sacar partido a esta herramienta a nivel corporativo, personaliza los datos de la cuenta de Drive. Completa la configuración para tramitar los permisos necesarios para activar funciones y compartir archivos.
Cómo configurar Drive para el equipo
Para acceder a este medio, previamente, debes crear una cuenta en Google Workspace. Las personas de la empresa que vayan a consultar información a través de esta fuente deben tener un usuario. Esta configuración aporta un nombre y una contraseña que se utilizan para comenzar sesión.
Plantillas de Drive personalizadas
Crea presupuestos o planes de proyecto con plantillas personalizadas. Puedes crear una galería para tu organización. Gestiona o desactiva esta fuente cuando lo desees.
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