Claves para elegir un software de gestión empresarial

El software empresarial es una herramienta de gran valor para el día a día de la empresa. Sin duda, una buena elección y una adecuada aplicación nos facilitará mucho las tareas de contabilidad, de planificación y gestión de proyectos o de cualquier otra actividad a nivel operativo o de comunicación con el personal, los clientes o proveedores, pongamos por caso. Por lo general, encontrar los programas idóneos para satisfacer las distintas necesidades de gestión es una tarea complidada, precisamente por esa míriada de posibilidades y, en ocasiones, también por el intento de conjugar su coste con su amortización, ya que en algunos casos incluso el software gratuito puede tener un coste de implementación al margen de las licencias de uso. En el mercado encontramos un sinfín de opciones  a precios diversos, muchas de ellas de uso gratuito, entre las que hemos de elegir las que mejor se ajusten a las necesidades del usuario, pues cada empresa o departamento y hasta cada trabajador tiene una forma de hacer las cosas y preferencias personales que finalmente pueden resultar decisivas a la hora de hacer una determinada elección.

¿Soluciones de código abierto o cerrado?

La empresa requiere soluciones adaptables, que respondan a las necesidades concretas, y ello puede ser perfectamente posible con programa de código cerrado. Si es así, entonces simplemente aprovechemos el hallazgo y no nos hagamos más preguntas. Sin emgargo, no siempre es así, pues los programas de código cerrado ofrecen soluciones genéricas que no se ajustan a lo buscado. Si estamos en este punto, sería interesante optar por programas de gestión de código abierto que nos permitan realizar las adaptaciones pertinentes. Por lo tanto, si el programa tiene un precio que se ajusta al presupuesto o incluso resulta gratuito y ofrece una solución aceptable que obligue a hacer alguna concesión sin demasiada importancia, podría ser una buena decisión la de adaptarse al software. No será así si el uso del programa conlleva inconvenientes insalvables, en cuyo caso lo barato puede acabar saliéndonos caro. En suma, se busca satisfacer las necesidades en aspectos de todo tipo, desde una interfaz sencilla hasta una determinada complejidad (incluir más o menos funciones, capacidades analíticas, de generación de gráficos y estadísticas, etc.) y aplicaciones, escalabilidad del software o facilidad a la hora de exportar los datos. Por último, tengamos presente que el idioma no represente un obstáculo. En otras ocasiones, más que complejidad o herramientas potentes podemos buscar algo específico, sin necesidad de que resulte complejo. Son productos que se diferencian por aunar aplicaciones que pueden sernos de utilidad, como ocurre con el programa CK-ERP, un software libre de contabilidad básica que tiene la particularidad de incluir aplicaciones para la administración de recursos empresariales y la relación con los clientes.

Software gratuito o de pago, el eterno dilema

La elección entre versiones de pago o gratuitas es otra duda habitual en las empresas a la hora de decidirse por un programa de gestión para las más distintas tareas. Si por un lado se buscan programas sencillos y eficaces, de uso intuitivo y que no requieran una excesiva inversión, por otra parte en ocasiones también es importante poder resolver dudas o contar con un servicio técnico. Conjugar todos esos elementos es complicado, pero no imposible. Al margen del software que se elija, para acercarnos a esa elección idónea, la fase previa a la misma debería tener en cuenta tanto las opciones de pago como las gratuitas, teniendo en cuenta que estas últimas pueden requerir una inversión  en caso de adaptaciones del software opensource. En el software para la gestión de proyectos, por ejemplo, encontramos herramientas muy sencillas con limitaciones en su versión gratuita que luego podríamos ampliar en caso de requerirlo (como Intervals o Basecamp), pero en la versión gratuita también encontramos opciones para proyectos complejos de alta exigencia, como pueda ser TaskJuggler. En efecto, los programas gratuitos abarcan todo tipo de prestaciones, desde las más elementales hasta los complejas. Siguiendo con los ejemplos, esta vez en el área de contabilidad, encontramos programas muy sencillos como ContaAuto, basado en un Excell, que satisface las necesidades de los emprendedores con pobres conocimientos empresariales o, también sin coste, mucho más elaborado, tenemos SeniorConta, perfecto para llevar una contabilidad completa.

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