Cómo lograr que las reuniones de comité de dirección sean productivas

Tal y como explican desde Cava Emotions, “está demostrado que el 80% de la actividad en las reuniones de los Comités de Dirección está dedicada a la transacción de información. Sólo un 15% se emplea al debate fructífero y sólo un 5% del tiempo corresponde a la toma de decisiones”. El problema es que muchas empresas se reúnen menos de 10 horas al año, por lo que es fundamental que los directivos aprovechen este tiempo de forma productiva. Para lograrlo, te recomendamos seguir nuestras recomendaciones.

Enfocarse en lo más importante

Según un estudio de la agencia Robert Half International, que recoge MasQueNegocio, “el 28% de las reuniones son innecesarias e improductivas”. Además, la investigación concluye que en la mayoría de casos no están los suficientemente preparadas y no se aprovechan como deberían. Para que esto no ocurra es esencial que los documentos de la junta directiva se envíen con un mínimo de cuatro días hábiles de anticipación. De esta manera, los directores pueden tener tiempo para leer, digerir y priorizar. Es un consejo que ofrecen desde Pymes y Autónomos, donde también aseguran que “cada director debe identificar uno o dos temas para debatir en cada discusión”, ya que es necesario enfocarse en lo importante.

Lo que verdaderamente se piense

Por otro lado, es importante que tengas en cuenta que una de las claves de cualquier reunión es que los participantes digan lo que piensan con congruencia. Dicho de otra manera, es esencial que los directivos digan lo que creen de verdad y no lo políticamente correcto. De esta manera, se proporcionará espíritu crítico, solidez y eficacia a las decisiones que se tomen, además de compromiso en su seguimiento.

Manejar las emociones

Teniendo en cuenta que en las reuniones de comité de dirección los argumentos son racionales pero las decisiones son emocionales, es esencial saber manejar y gestionar las emociones, haciéndolas fluir constructivamente. Para hacerlo, hay que conocer profundamente las emociones y la psicología del pensamiento, además de conocer en profundidad los gestos, las expresiones y los aspectos no verbales de la comunicación humana, para saber cuándo es necesario intervenir. En este sentido, es buena idea contratar los servicios de un profesional externo de confianza que se encargue de dinamizar la comunicación, conseguir sinceridad y congruencia por parte de los integrantes, gestionar las emociones y solucionar problemas o momentos de bloqueo que puedan surgir.

Reuniones más cortas

También es recomendable que las reuniones no sean muy largas, ya que el tiempo promedio que los adultos prestan atención son solo unos minutos. De hecho, cuando se trata de algo que verdaderamente nos importa, solemos centrar nuestra atención solo 10 minutos y, después, nuestras mentes comienzan a vaguear. Por tanto, cuanto más cortas sean las reuniones de comité, mucho mejor. Por supuesto, para mantener al máximo la atención de los integrantes deberá escogerse un lugar sin ruidos y con una temperatura óptima.

De pie

Para terminar, queremos darte un consejo que puede hacer las reuniones mucho más productivas. Se trata de que todos los asistentes se mantengan de pie, ya que se ha demostrado científicamente que esto trae beneficios para la salud y aumenta la participación y colaboración.

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