Argumentos para convencer a tu familia de la necesidad de un protocolo

En un momento del ciclo de vida de la empresa familiar, uno de los miembros de la familia empieza a anticiparse a posibles conflictos futuros y entiende la importancia estratégica de la creación del protocolo familiar. Dependiendo en qué fase se encuentre la empresa y si se considera una empresa grande o pequeña el desarrollo del protocolo aparecerá antes o después.  

Es en ese momento, cuando se propone la idea al resto de la familia y comienzan a surgir las dificultades. Entre estas dificultades se encuentran, por ejemplo, la falta de claridad respecto al futuro de la empresa, la visión de la familia sobre su propia situación, su resistencia a profesionalizar la empresa o a salir de una zona de confort en la que están instaurados (si todo va bien así, ¿para qué vamos a cambiar?), así como su falta de capacidad de anticipación. Cuando la familia no lo tiene claro por alguno de estos u otros motivos, será necesario convencerla utilizando los siguientes argumentos:

• Tranquilidad: el protocolo aporta tranquilidad y confianza a las relaciones familiares dentro de la gestión de la compañía, porque regula qué se debe hacer en situaciones en las que hay divergencia de opiniones y profesionaliza la gestión, de manera que la separa de las relaciones personales.
• Visión de futuro: el protocolo manifiesta una visión estratégica de permanencia de la compañía, porque pretende iniciar un proceso en el que se verá afectada no solo la generación que dirige la compañía en la actualidad, sino las posteriores.
• Anticipación a los problemas: el mayor beneficio del protocolo es que permite anticipar, y con ello evitar, los conflictos más comunes que surgen en la gestión de una empresa familiar, como en qué figura recae la toma de decisiones, cómo se realizarán los procesos de sucesión y bajo qué condiciones se pueden incorporar a la compañía tanto miembros nuevos de la familia como otros directivos ajenos a ella. El resultado serán unas mejores relaciones generales en la familia empresaria.
• Apoyo al crecimiento de los miembros de la familia: dado que en el protocolo se regulará el desarrollo profesional de cada una de las personas que intervienen en la dirección de la compañía.
• Gestión de expectativas: cada miembro de la empresa tendrá claro qué puede esperar del resto, cuál es su grado de compromiso y de qué manera se está garantizando la continuidad del negocio.

Cuándo realizar el protocolo familiar

Si la empresa es de primera generación, el desarrollo del protocolo debería realizarse en el momento en que se forma la empresa o, en todo caso, antes de la incorporación de nuevos miembros de la familia. En el caso de las segundas generaciones, el protocolo debería desarrollarse en el momento en que empiezan a surgir una serie de conflictos cuya resolución ya exigiría la necesidad de un protocolo. En las terceras generaciones el protocolo debe estar ya desarrollado. Las nuevas generaciones que se incorporan a la compañía tienen como misión actualizar el protocolo vigente o, si no existe, crear uno, ya que en esos momentos resulta del todo imprescindible.

Un aspecto clave

Para crear el protocolo es muy importante la ayuda de un apoyo externo, una figura independiente y ajena a la familia. Esta figura es esencial, porque:

• facilita el diálogo,
• mantiene siempre el foco en el proyecto conjunto,
• aporta experiencia,
• identifica las consecuencias de determinadas decisiones
• y conduce a la familia a la búsqueda de soluciones.

Iniciar el proceso sin alguien externo es prácticamente imposible.

Búsqueda de unidad y compromiso

Todos los miembros de la familia y empresa deben comprender que el protocolo familiar es un proyecto compartido y por lo tanto, debe ser gestionado como tal. Esto requiere un liderazgo a partir de los valores comunes entre los miembros de la familia empresaria. La principal finalidad del protocolo es que la familia permanezca unida en la realización y consecución de un proyecto empresarial común, a lo largo de varias generaciones. Y la finalidad última es mantener la unidad de los miembros de la familia y el compromiso en la toma de decisiones en bien de toda la familia. Unidad y compromiso son como las dos caras de una misma moneda, son la base de cualquier organización. Así, la elaboración del protocolo debe servir para aclarar todos los aspectos que puedan distanciar a la familia y puedan generar falta de actitud y compromiso que impidan la continuidad del proyecto familiar de generación en generación.  

Fuente imagen: Flickr / eflon

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