Aprende a gestionar los efectos comerciales en cartera

Una de las operaciones más recurrentes de financiación a corto plazo son los efectos comerciales, un concepto bajo el cual se agrupan diversos documentos que avalan una negociación mercantil: letras de cambio, cheques, pagarés, recibos, entre otros. Se trata de un recurso empleado casi siempre por empresas que necesitan liquidez. Al recibir uno de estos documentos, cuyo cobro suele a ser a medio o largo plazo, la compañía solicita a un banco el adelanto de la suma (menos los intereses) a cambio de que éste asuma el cobro de la deuda según lo estipulado en los efectos comerciales. Aunque parece una labor sencilla, lo cierto es que los efectos comerciales suponen una minuciosa tarea para las empresas. Cada dato, cada elemento, cada operación debe quedar registrada con la mayor claridad y fidelidad posibles. Esto supone la necesidad de ampliar la formación de los directivos y los responsables del área contable. A día de hoy, las ventajas de un Executive MBA, como el de EAE Business School, son numerosas si el objetivo es adquirir herramientas empresariales en temas como efectos comerciales, modalidades de pago, tipos de crédito y de cartera en general. ¿Cómo gestionar los efectos comerciales de una empresa? ¿Qué herramientas emplear? ¿Existen algunos consejos para hacer más efectiva esta labor?

 Claves para la gestión de efectos comerciales. ¿Por dónde empezar?

Lo primero que un responsable del área contable debe tener en cuenta, es que existen dos tipos de efectos comerciales en cartera:

1. Haber, que son aquellos que debe registrar la empresa como pasivos tras haber adquirido un producto o un servicio. Es decir, las sumas que no se pagan de inmediato sino que, avaladas por un cheque, pagaré o letra de cambio, quedan pendientes de ser abonadas en un plazo determinado.
2. Debe, que corresponden a aquellas sumas que en principio se registran como activos de la compañía tras una venta o negociación. Sin embargo, cuando la empresa recibe el anticipo de la entidad financiera y cede los derechos de cobro, el banco se queda con un porcentaje derivado de ese anticipo. Ese porcentaje, que varía en función de la entidad, deberá pasar a la casilla de pasivos de la compañía.

Definido esto, conviene agregar que la labor de la empresa no acaba cuando recibe el anticipo del banco. Si el cliente incumple con los pagos establecidos en los efectos comerciales, deberá hacerse cargo de la deuda. Lo puede hacer de dos maneras:

1. Realizar el protesto de la letra e intentar su cobro a través de medios judiciales. La empresa deberá demostrar el incumplimiento del cliente.
2. Negociar la deuda con la entidad financiera. Por ejemplo, puede aplazarla a una nueva fecha o renovar la letra con otras condiciones o formas de pago.

Finalmente, un consejo para una efectiva labor contable de los efectos comerciales es registrar sólo los que provengan del tráfico habitual de la empresa, es decir, los que se firmen con los clientes. También es posible hacerlo con las entidades bancarias, pero no es muy habitual y puede generar mayor trabajo. Lo más apropiado es incluir, de la manera más detallada, la mediación del banco en cada caso.

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