Las cinco mejores prácticas de organización

Estas son cinco ideas contrastadas que funcionan para organizarte de manera óptima.

  • Establece unas normas para la consulta del e-mail

Libera a los empleados de la necesidad de estar constantemente comprobando si tienen nuevos e-mails: fórmalos para no esperar una respuesta inmediata. Si necesitas una respuesta en menos de tres horas, dirígete en persona a ese empleado o utiliza el teléfono. Esto es lo que aconseja la experta en productividad Marsha Egan.

Consejo: Si crees que comprobar el e-mail dos veces al día no es suficiente, haz que tus empleados lo consulten cinco veces al día: cuando lleguen, a media mañana, después de comer, a media tarde y media hora antes de que termine su jornada laboral.

  • Convierte el silencio en oro

Melinda Witmer se ganó una gran reputación como excelente negociadora en su primer año como vicepresidenta ejecutiva y directora ejecutiva de Programación de Time Warner Cable. Ella le atribuye todo el mérito a su predecesor, que le enseñó que a veces lo mejor es «mantenerse callada y dejar que la gente chille y se desgañite sin hacer ningún comentario». Witmer pudo perfeccionar esta habilidad mientras practicaba una de sus aficiones preferidas: comprar y revender casas.

Ejemplo: «Tuve un contratista que se agarró una rabieta conmigo, y simplemente dejé que se desfogara mientras yo me quedaba callada», explica Witmer. «Finalmente se tranquilizó e hizo lo que yo quería que hiciese».

  • Dale una nueva vuelta de tuerca a la gestión del estrés

Si estás buscando una forma de combatir el estrés y de aumentar tu energía, echa un vistazo al creciente número de ofertas de clases de yoga para empresas, desde sesiones in situ hasta eventos externos para fortalecer el espíritu de equipo.

«Si practicas el yoga de forma correcta, puedes sentir un increíble alivio del estrés incluso después de la primera sesión», explica Daniel Harte, director gerente de Ibiza Yoga. «No tienes que esperar varias semanas para notar los resultados».

‘Institutos Nacionales para la Medicina Alternativa y Complementaria del Centro Nacional de Salud’ afirman que la combinación de ejercicio y meditación del yoga puede ofrecer muchos beneficios, incluida una reducción de la tensión arterial, una mejor frecuencia cardiaca y respiratoria, y un alivio de los dolores de cabeza y el insomnio.

Consejo: Busca un profesor de yoga que trabaje con todos los participantes teniendo en cuenta su nivel actual de forma física y flexibilidad. Una postura de yoga apropiada en el contexto de un club de salud puede que no resulte apropiada para organizaciones en las que la mayoría de la gente lleva un estilo de vida sedentario.

  • Combate la demora en la realización de tareas con una lista de costes/beneficios

Inspírate para abordar las tareas que llevan tiempo demorándose en tu lista de asuntos pendientes creando otro tipo de lista. Crea dos columnas. A una llámela «Costes» y a la otra «Beneficios».

A continuación, empieza a hacer una lista de todo lo que le está causando la demora en la realización de una tarea: aumento del estrés, oportunidades perdidas y cosas por el estilo. Luego, en la columna de «Beneficios», enumera las cosas que quieres lograr, como una mejora de tu capacidad de atención y concentración.

Consejo: Redacta los beneficios en términos positivos y no, por ejemplo, como una «liberación de» uno de los elementos enumerados en la columna de «Costes». «Haz que tu columna de beneficios sea tan atractiva como sea posible», aconseja la formadora profesional de directivos Kerul Kassel. «Cuanto más atractiva y sugerente sea esa columna, mayores son las probabilidades de que acabes sacando adelante esa tarea».

  • Piensa en la funcionalidad a la hora de diseñar tus tarjetas

No hagas que el nuevo diseño de tu tarjeta de negocios sea tan sofisticado que la tarjeta pierda tu utilidad.

Ejemplo: Las texturas satinadas puede que hagan que la tarjeta tenga un aspecto muy elegante, pero hacen que sea imposible para ti o tus clientes tomar notas en ella. Y si quieres que tu tarjeta tenga una forma distintiva, asegúrate de que sigue cabiendo fácilmente en los portatarjetas estándar. Un corte decorativo en una esquina o una figura troquelada en el interior de la tarjeta son elementos que pueden funcionar bien, afirma Laurie Hayes, que se dedica a asesorar a empresarios.