Incoterms 2010: Qué incluir en la factura proforma

Si trabajamos con los Incoterms estaremos familiarizados con la denominada factura proforma, un documento en el que se establece un presupuesto o cotización que establecerá un compromiso en caso de ser firmada por ambas partes. Puede ser requerido por el comprador por diversos motivos, como la mera información de una posible compra, la solicitud de una licencia de importación, una carta de crédito, realizar transferencia de divisas o, por ejemplo, un contrato de inspección pre-embarque o una carta de crédito. Su forma es parecida a la factura comercial, si bien ésta irá encabezada por una descripción que especificará mediante anotación que se trata de una "Factura proforma", además de requerir una serie de requisitos, que veremos. A su vez, tengamos en cuenta que su contenido puede variar, pues se trata de un documento modificable en función de las negociaciones, hasta finalmente reflejar el acuerdo final entre el comprador y el vendedor. Sólo entonces se firmará y se sellará, convirtiéndose en un pedido que tendrá la validez de un contrato de compraventa. Por lo tanto, en ella se incluirá la información que el comprador necesita, de forma ordenada y detallada, con el fin de que el comprardor puede importar el producto, razón por la que es importante incluir también los Incoterms elegidos. No olvidemos que la información que contiene una factura proforma también hace constar a las autoridades aduaneras los detalles del futuro envío, y que a partir de ella puede obtenerse la licencia de importación o efectuar tramitaciones aduaneras.

Requisitos de la factura proforma

Aunque la factura proforma es similar a la factura comercial, su finalidad es distinta, ya que ésta es un documento contable que refleja una deuda por un producto o servicio, mientras la factura proforma es un documento de oferta. Una diferencia que, lógicamente, se refleja en los datos incluidos, en parte porque a menudo uno de los usos puede ser la tramitación previa en la aduana de destino, si bien cualquier modificación ha de contar con el permiso del comprador. En la factura proforma, los requisitos son los siguientes:

• Anotación en el encabezado que especifique que se trata de una "Factura proforma".
• Nombre y dirección del vendedor y del comprador, así como referencia de éste.
• Enumeración de los artículos cotizados, peso, dimensiones, precio por unidad y totales.
• Divisa de pago pactada, normalmente la del destinatario.
• Marco legal en el que se resolverá un posible conflicto.
•  Posibles decuentos.
• Términos de entrega de la mercancía o Incoterms 2010, especificando el punto de entrega.
• Forma y condiciones de pago.
• Fecha estimada de envío y fecha de vigencia o vencimiento.
• Numeración distinta a la de una factura comercial.

Recordemos que los Incoterms 2010 ,como decíamos en este post, son términos comerciales internacionales utilizados en todo el mundo para facilitar las transacciones de comercio exterior, definiendo costos, responsabilidades y riesgos tanto del comprador como del vendedor. Son, en suma, unas reglas establecidas por la Cámara Internacional de Comercio (CCI) referidas al manejo logístico y transporte desde la salida del producto hasta su recepción o entrega según los términos acordados. Su ventaja consiste en su facilidad para eliminar incertidumbres y facilitar los procesos de las transacciones comerciales. La versión más reciente son los Incoterms 2010.

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