Gonzalo Álvarez: “Cuantos más datos metes en una presentación menos información saca la audiencia”

Gonzálo Álvarez es la segunda vez que aparece en el blog de EAE. En la primera ocasión que pudimos hablar con él nos enseñó cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones, ideas que aparecían en su libro El Arte de Presentar (Gestión 2000). Ahora ha regresado con El superhéroe de las presentaciones, un texto en el que este experto en el mundo de la presentación expone cuáles son los principales vicios y virtudes que nos podemos encontrar al exponer nuestro discurso en público.

 

¿Qué supervillanos aparecen en una presentación?

El archivillano, el peor de todos los villanos que pueden aparecer en una presentación, es el monstruo de la inacción. Es decir, que después de tu presentación no pase nada. Cuando hacemos una presentación buscamos producir algún tipo de efecto, a nivel de ideas, de emociones o en las acciones de nuestra audiencia. Si al final tu presentación no sirve de nada es una pérdida de tiempo para ti y para todos los que estaban escuchando.

 

¿Hay más supervillanos?

Pues sí. El monstruo de la inacción no viene solo. Está acompañado de una serie de secuaces. En el libro hablamos de nueve y ahora te voy a explicar cómo son tres que considero muy perjudiciales.

 

¿Cuál es el primero?

Infototoxia. Representa el envenenamiento por exceso de datos, por exceso de información. Posiblemente es el peor vicio al que sucumben todas nuestras presentaciones. Abrumamos a la audiencia con datos, gráficos, más información. Al final, por querer contarlo todo la audiencia se queda con nada. Cuantos más datos metes en una presentación menos información saca la audiencia.

 

¿El segundo?

Presentauro. Es como el minotauro que acechaba en el laberinto de Creta a los que caían en sus garras. Pues en las presentación a veces sucede lo mismo: no hay orden, no hay estructura, no se piensan, no se planifican, se salta de una idea a la otra sin razón… Lo que creamos haciendo este tipo de presentaciones son laberinto caóticos donde es muy difícil seguir la información. Para salir de estos laberintos hay que tejer un buen discurso con un buen hilo narrativo, que guíe a la audiencia en todo momento para que no se pierda.

 

¿Y el tercero?

Es una verdadera plaga. Es el monstruo Viñetrón, el monstruo de las viñetas. Normalmente creamos presentaciones, habitualmente archivos de PowerPoint, como si fueran documentos. En lugar de pensar que las diapositivas que ponemos en pantalla son una ayuda para nuestra audiencia lo que se acaba haciendo es convertir el archivo en un libro, en un mamotreto, donde volcamos todo el texto y empezamos a producir listas y listas de viñetas con gráficos, fotos, diagramas… Las llenamos como si fueran las páginas de un libro de texto.

 

¿Cuánto debe durar una presentación?

No existe ningún dato estándar. Lo que se estila es hacer una presentación con una duración máxima de unos 20 minutos si queremos mantener a la audiencia con atención, involucrada. A partir de ese tiempo es muy difícil que una audiencia permanezca atenta. Cuanto más breve mejor. Hay que diferenciar, no obstante, entre el tiempo que invierte el ponente hablando y el acto de presentación completo, que se puede alargar por preguntas o lo que sea y cuya duración es indeterminada.

 

¿Qué les recomienda a los alumnos de EAE en sus presentaciones?

Lo que debemos hacer siempre es transmitir mensajes sencillos, utilizando las diapositivas como una herramienta de amplificación del mensaje. En resumidas cuentas, centrar todo el foco en la audiencia, centrar el foco en dar respuesta a la pregunta que trae a nuestra presentación.

 

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