Errores frecuentes en la gestión del tiempo del directivo

El tiempo es ese recurso indispensable e insustituible que a todo directivo le gustaría ser capaz de multiplicar. Sin embargo, es posible mejorar la gestión que se hace de él si uno se para a pensar en creencias fuertemente arraigadas que conducen a manejarlo de forma errónea. El directivo podrá optimizar el recurso más valioso del que dispone si elabora una planificación sobre los pilares adecuados.

 

  • El verdadero valor del tiempo
    Cuando se empieza a forjar la percepción del tiempo, éste es un recurso que viene dado sin esfuerzo. Esto genera la creencia de que el tiempo es algo sin valor, lo cual es un error, puesto que, a pesar de ser gratuito, el tiempo es indudablemente el recurso más valioso del que uno dispone: constituye, en definitiva, el requisito indispensable para que todo suceda y, además, es insustituible.

 

  • La duración real y la percepción
    El segundo error reside en percibir el tiempo como un recurso inagotable. El problema tiene su origen en que, cuando se empieza a formar la conciencia del paso del tiempo, la proporción que supone una unidad de tiempo cualquiera sobre el total de la vida es muy grande, por lo que parece que el tiempo es un ente abundante. Sin embargo, si realizamos el ejercicio consciente, sabemos que el tiempo es un bien muy escaso; es preciso recordar esto cuando se es derrochador.

 

  • La priorización del deber
    El tercer concepto equivocado relacionado con el tiempo consiste en que siempre se enseña a poner las actividades más serias o relacionadas con la responsabilidad por delante de las que significan disfrute y entretenimiento; por este motivo, aprovechar el tiempo termina interiorizándose como una tarea fastidiosa, dura o aburrida. No obstante, la realidad es que aprovechar el tiempo significa diseñar el plan que conduce a la satisfacción y el bienestar.

 

  • La paradoja del tiempo
    Una de las quejas más frecuentes entre los profesionales es la siguiente: “No tengo tiempo”. Esto es rigurosamente falso, puesto que todas las personas disponen exactamente de 24 horas cada día. La cuestión es saber administrar bien este recurso.

 

  • El ahorro
    Pensar que es posible ahorrar tiempo es un error, puesto que este recurso no se puede reservar, ni almacenar, ni detener, ni tomar prestado. Por tanto, las únicas alternativas son: o se invierte bien o se derrocha.

 

  • La inconsciencia
    A menudo uno se sorprende a sí mismo al no saber en qué ha empleado el tiempo. A menos que haya alguna actividad con un horario registrable, es muy difícil que uno recuerde qué ha hecho cada hora de hace cuatro días, y no digamos qué resultado se obtendría si se tratara de un tiempo más alejado. Es necesario tratar de saber cómo invierte uno el tiempo con realismo, para poder corregir los malos hábitos.

 

  • La inversión
    Muchas veces se cree que se ha empleado correctamente el tiempo si se ha invertido en realizar una actividad útil, pero el verdadero acierto consiste en acometer una tarea que resulta rentable. La rentabilidad ha de medirse con inteligencia: un tiempo de descanso o de diversión puede ser tanto o más rentable que uno de intensa actividad, algo elegido con conciencia y que reporta beneficios objetivos. En definitiva, el tiempo no es rentable sólo en caso de invertirse en hacer algo que después se lamenta.

 

  • La sobrestimación
    La tendencia más generalizada es la de medir con demasiado optimismo las capacidades propias de resolver las tareas. Uno cree que invertirá menos tiempo del que probablemente transcurra. Lamentablemente, las cosas suelen venir acompañadas de complicaciones; es una ley no escrita que se cumple en un porcentaje de casos muy elevado. Por eso, en la planificación del trabajo es muy recomendable dejar márgenes de tiempo más tendentes al realismo dilatador que al voluntarismo solucionador.

 

  • La previsión
    Dado que es muy probable que las situaciones se compliquen, es bueno anticiparse a las dificultades y diseñar una alternativa para la planificación, una medida de solución eficaz que coloquialmente se conoce como “un plan B”. Tener pensada una vía diferente de itinerario para la actividad ahorrará la sorpresa desagradable en caso de que no funcione la primera alternativa concebida y evitará la tensión de tener que improvisar una solución.

 

  • El rendimiento
    Las personas creen que su capacidad para trabajar varias horas seguidas es inalterable, pero la realidad es que el rendimiento de los profesionales está sujeto a altibajos de concentración, por lo que no es bueno acometer una gran cantidad de trabajo sin descanso. Lo más recomendable, a tenor de las variaciones en el rendimiento que han descrito los estudios, es hacer una breve pausa aproximadamente cada hora.

 

No te olvides de... La administración
Es cierto que existen tareas mecánicas cuya duración puede llegar a calcularse con precisión; no obstante, para la mayoría de las tareas que deben desempeñar los profesionales de una empresa, lo más frecuente es que se cumpla la ley de Parkinson, que dice que toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar la totalidad del tiempo disponible para su realización. Por eso, lo inteligente para diseñar una planificación útil es asignar a cada tarea un tiempo suficiente, pero no excesivo, y poner un límite definitivo e inamovible.