Cómo sacar el mejor partido a una negociación

A la hora de sentarse a negociar con alguien es necesario conocer las fases que habrá que atravesar ese proceso, qué errores son los más frecuentes y qué tácticas se pueden aplicar. Aquí se encuentran las claves para llevar adelante un proceso de negociación con éxito.

En innumerables ocasiones, los directivos deben enfrentarse a una negociación. Este tipo de reunión tiene unas características particulares que han sido observadas por los expertos en gestión de personas. Existen fórmulas para afrontar un proceso de negociación con cierta preparación para poder alcanzar los mejores resultados posibles.

Fases de una negociación

Lo primero y fundamental para que se produzca una negociación es que las partes implicadas reconozcan que se necesitan entre sí. A partir de ahí, si se hace una síntesis de la secuencia de etapas necesarias para llevar adelante una buena negociación, se deben mencionar, como mínimo, tres fases imprescindibles, que se exponen a continuación.

  • Preparación

Antes de sentarse juntos, los participantes de esa negociación deben haber dedicado tiempo a preparar la negociación concienzudamente. De lo contrario, su actuación se verá limitada a una serie de reacciones improvisadas ante los temas que vayan surgiendo sin tener control para dirigir el curso de la conversación, lo cual, en la mayoría de los casos, no conduce a buenos resultados.

En esta fase de preparación se deberá decidir qué personas asistirán a la reunión y qué papel deberá desempeñar cada una de ellas, entre los cuales no puede faltar el papel de líder, a quien le compete determinar cuáles son los objetivos, las barreras infranqueables y los grados de compromiso que pueden asumirse.

Igualmente, hay que dedicar tiempo a documentarse adecuadamente: se debe recopilar toda la información necesaria en torno al tema de la negociación, la cual afecta tanto a la propia empresa como a la competencia, a los clientes, al mercado, etc. En este apartado deben incluirse datos específicos sobre los riesgos que puede afrontar la empresa y la repercusión de todas las alternativas que podrían plantearse.

A continuación se debe establecer una estrategia sobre cuál es el rumbo que se desea marcar para la negociación y cómo se va a llevar adelante. Se deben marcar unos parámetros para medir el resultado de la negociación y poder afirmar cuándo la reunión ha resultado un éxito o un fracaso en función de medidas objetivas.

  • Desarrollo

Es necesario tener presente que hoy día, debido al avance de las tecnologías de la comunicación, una negociación puede desarrollarse por teléfono, por videoconferencia o, incluso, por correo electrónico, además de la modalidad presencial de siempre. Asimismo, es probable que no todas las personas que asisten a la negociación hablen el mismo idioma. Todos estos condicionantes de la comunicación deben tenerse en cuenta para que no surjan de forma inesperada dificultades añadidas a las que inevitablemente existen en una negociación y también para elegir adecuadamente a la persona que desempeñará el papel de líder durante el encuentro.

En esta fase de la negociación es muy importante hacer acopio de toda la serenidad posible y no precipitarse. El responsable de la negociación debe derrochar todo su empeño en dejar claras desde el comienzo las expectativas de la parte que representa.

  • Cierre

Los momentos posteriores a la negociación también han de incluirse como parte del proceso y requieren un seguimiento para poder llevar a cabo una evaluación correcta del proceso. En esta fase se pueden detectar las nuevas oportunidades que hayan surgido o las posibles colaboraciones futuras con quienes se ha negociado. El cierre de la negociación puede adoptar distintas formas, entre las que se hallan las siguientes:

- Cierre con cesión.

- Cierre disyuntivo.

- Cierre con resumen.

- Cierre con ultimátum.

- Cierre con amenaza de ruptura.

Errores de la negociación

Existen ciertas actuaciones que se repiten en este tipo de situaciones y que traen consigo resultados turbios o, incluso, perjudiciales. Algunos de ellos son los siguientes:

 

  • No concluir el cierre de operaciones que se encuentran dentro de las posibilidades de la empresa. Es importante saber localizar las oportunidades en el momento en el que se producen: el olfato para detectarlas debe estar alerta desde el comienzo y hay que tener suficiente flexibilidad para modificar ideas preconcebidas que podrían ser superadas por propuestas nuevas.

 

  • Hacer más concesiones de las que la empresa está capacitada para realizar. El líder de la negociación debe estar debidamente informado de hasta dónde está dispuesta a llegar la empresa, porque, si comete la equivocación de prometer a lo otra parte algo que más tarde deberá modificar, la credibilidad de la empresa se verá dañada, lo cual perjudica mucho la imagen de la organización y puede afectar a futuras acciones.

 

  • Responder ante la presión del oponente mediante concesiones que se desvían de la estrategia definida en el momento inicial. Esta forma de actuar es un grave síntoma de debilidad que la parte contraria puede detectar, a pesar de no conocer con seguridad la estrategia inicial de la empresa. Sin embargo, analizando cuáles eran las primeras exigencias y hasta dónde ha conseguido modificarlas, la otra parte puede extraer mucha información sobre la asertividad de quien negocia y utilizarla a su favor.

 

  • Permitir que se cierre la negociación cuando la otra parte no obtiene la mejor opción posible. Una negociación no consiste en absoluto en obtener todos los requerimientos que se tenían planteados como punto de partida. Hay que ser flexible y saber ver la oportunidad cuando surja, que puede consistir en ofrecer mucho más de lo que se tenía pensado con el fin de consolidar la relación con la otra parte, lo cual en muchísimos casos es muy ventajoso.

 

Tácticas de negociación

Existen mucha tácticas de negociación, pero es muy importante ser cuidadoso al emplearlas, porque se pueden volver en contra. Algunas de ellas son las siguientes:

 

  • El desgaste: Esta táctica implica aferrarse a la posición propia y no ceder en ningún momento nada de terreno, de manera que en algún momento la parte contraria deberá flexibilizarse.

 

  • El ataque: El objetivo de esta táctica no es ofender ni humillar a la otra parte; se trata simplemente de realizar una gran presión sobre ella, lo que puede conllevar un aumento de la tensión en el clima de la negociación.

 

  • El receso: Consiste en aplazar la conversación en un momento decisivo para poder ganar tiempo, que puede emplearse para efectuar un nuevo análisis del asunto, para calmar los ánimos o, sencillamente, para despistar al adversario.

 

En cualquiera de los casos mencionados, la honestidad deber ser una condición sine qua non, dado que, de lo contrario, los resultados sólo podrían sostenerse a corto plazo.

 

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