Cómo hacer convocatorias para reuniones

Cómo hacer convocatorias para reuniones

Las reuniones son importantes en la empresa cuando mantienen su conexión con el fin. Dejan de serlo al perder la perspectiva de este horizonte porque entonces se tornan improductivas y desmotivan a los asistentes que sienten que cada convocatoria altera el ritmo de trabajo habitual de forma negativa. ¿Cómo realizar un anuncio de estas características?

Este es uno de los aspectos de un negocio que no debe quedar abierto a la improvisación puesto que una reunión de urgencia puede hacer que gran parte de las personas no puedan llegar en la hora prevista al plan. Informa con el margen suficiente para que cada profesional tenga la posibilidad de ajustar su agenda o, incluso, de hacer un cambio si las circunstancias así lo requieren.

Formato de carta

Aunque la comunicación epistolar ha quedado en un segundo plano ante la inmediatez que ofrecen las nuevas tecnologías en el negocio, la estructura tradicional de la carta puede mantenerse como el hilo conductor de un correo electrónico enviado a quienes se dirige esta nueva convocatoria de reunión. Siguiendo este esquema, el documento puede ir firmado por quien ha programado este próximo encuentro atendiendo al puesto de responsabilidad que ocupa en el organigrama de la entidad convocante.

En el desarrollo del texto puedes profundizar en torno a cuál es el asunto a tratar durante la reunión contextualizada en el día, la hora y el lugar. También es aconsejable agradecer de forma anticipada la asistencia puntual de todos aquellos a quienes se reúne por este medio.

El fin principal de este anuncio no solo es hacer saber a las personas interesadas que tienen este compromiso profesional en los próximos días, sino también poner en situación a los asistentes de manera anticipada para que conozcan el motivo, la finalidad y la temática a tratar durante el desarrollo del encuentro. No se trata de exponerlo todo previamente pero sí de hacer una síntesis de los datos principales para que esta carta sea una invitación para participar desde una predisposición que parte de la comprensión. Esta información estructurada también mejora el aprovechamiento de la sesión.

 

 

Duración de la reunión

Pese a que no siempre es habitual hacerlo, es recomendable practicar el hábito de indicar cuál es el tiempo aproximado de duración de la reunión para que todos los asistentes puedan visualizar de forma previa cuál será su agenda del día y dispongan de este dato para planificar otras tareas teniendo una óptima gestión de las horas. Mejorar este aspecto puede suponer un perfeccionamiento en la eficacia de la programación y en los resultados obtenidos.

Es importante seleccionar el canal para transmitir este anuncio, eligiendo aquel medio de fácil acceso y visibilidad para los destinatarios de esta interacción. Por ejemplo, el correo electrónico es uno de los más eficaces tanto en el envío como en su lectura. La ventaja de elegir este soporte es que el correo también presenta la fecha concreta en la que se ha realizado esta comunicación y que está directamente vinculada con el día de la próxima reunión.

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