Cómo diseñar una buena planificación

Los directivos deben tener un perfil versátil: se requieren capacidades de diferente naturaleza para poder atender tanto a las actividades técnicas como a las sociales. Por este motivo, es necesario que sepan realizar una buena planificación de todas las actividades de su competencia para poder atender correctamente a sus responsabilidades.

 

Un buen directivo es un buen gestor de los activos más importantes de una empresa: las personas. Además, el capital más importante del que disponen las personas en su trabajo es el tiempo, que tiene la particularidad de no poder comprarse, ni almacenarse ni multiplicarse. Por este motivo, los directivos deben saber gestionar correctamente el tiempo para su propio beneficio y el de las personas que trabajan con él; de esta forma, podrán atender como es debido a sus tareas y a las necesidades de los profesionales de su equipo, así como dar ejemplo en la correcta administración del tiempo.

Según los expertos, la mayoría de las veces que se malgasta el tiempo esto sucede porque se pierden de vista los objetivos, se desordenan las prioridades o no se atiende a una buena planificación.

La planificación es un sistema de trabajo que ayuda a organizar las tareas en función de los objetivos y de la prioridad de cada una. Por eso, es muy importante saber realizar una planificación acorde con las responsabilidades de cada puesto de trabajo.

Planificar exige escribir

Uno de los puntos de partida más importantes para realizar una buena planificación es ponerla por escrito. Esto significa que es necesario poseer una herramienta física en la que anotar la planificación.

En muchas ocasiones, la agenda ha sido considerada el secreto del éxito de los profesionales sobresalientes. Este elemento permite tener una visión del conjunto del trabajo, además de que facilita el control y el seguimiento de las actividades y permite recular en las situaciones que se produce un desvío respecto de la previsión inicial.

Una agenda es mucho más que un calendario donde se anoten fechas y asuntos pendientes: en la planificación se deben anotar los tiempos que exigirá cada una de las actividades, así como los recursos que se necesitan, que pueden ser tiempo, personas y tecnología, así como los recursos de los que se dispone, que pueden consistir en datos relativos a los contactos de las personas con las que trabaja o las planificaciones individuales de sus colaboradores. Por último, también deben tener un lugar en la planificación los objetivos que se deben alcanzar.

Una de las ventajas más significativas de la planificación por escrito es que ayuda a descansar la mente, que no se ve obligada a retener información valiosa, y esto contribuye a la concentración y la relajación, lo cual optimiza el rendimiento personal.

Priorizar la ejecución de las tareas

Para determinar cuál es el orden de las tareas que se deben realizar, hay que tomar en cuenta los siguientes criterios de ordenación:

  • Se debe trabajar, en primer lugar, en las tareas más importantes o necesarias.
  • También hay que atender a la urgencia de las actividades que se deben realizar. En ocasiones, es complicado establecer el orden de tareas para atender a la vez a la importancia y a la urgencia de éstas, pero no se debe perder de vista que son dos conceptos diferentes.
  • Las tareas deben llevarse a cabo de una en una, para poder concentrarse adecuadamente en cada una de ellas.
  • Hay que ser capaz de sacar de la lista de actividades pendientes aquéllas que puedan ser delegadas en otra persona.
  • No deben dejarse sin terminar las tareas que son exclusivas de tu responsabilidad, como la atención a las necesidades de las personas de tu equipo.
  • Tampoco se pueden dejar a medias las tareas por las que se evaluará tu desempeño.