Cómo convertir los problemas en oportunidades

Cualquier equipo se encuentra con obstáculos en el desempeño de sus tareas y, en la mayoría de los casos, esos problemas se solucionan gracias a la pericia de los profesionales. Sin embargo, un equipo que cuente con una metodología sistemática para afrontarlos podrá fácilmente transformar los problemas en nuevas oportunidades gracias a la creatividad.

Cuanto más complejo es un problema, más personas se requieren para convertirlo en una oportunidad, básicamente por dos razones: la concurrencia de conocimientos, capacidades e ideas y la mayor probabilidad de que acepten el resultado quienes han intervenido en su gestación. Sin embargo, establecer relaciones eficaces no es fácil ni espontáneo. Hay que planificarlas y guiarlas cuidadosamente a lo largo de sus cuatro fases:

1. Formación: Encuentro y apertura a los otros, normalmente en una atmósfera optimista y alegre.

2. Choque: Producido a medida que comienzan a evaluarse de forma realista las personalidades y las capacidades ajenas para el reto en cuestión, en un marco de conflicto y frustración.

3. Regulación: Los miembros del equipo resuelven las controversias y establecen las normas de comportamiento.

4. Realización: Trabajo en colaboración sobre soluciones concretas. Cada problema requiere un equipo de resolución específico, dependiendo de cuáles sean las personas afectadas, las que deban decidir, las que aporten los recursos y capacidades, y las que hayan de aplicar la solución. El núcleo del equipo no suele formarse hasta la segunda o tercera reunión. Algunos se quedarán fuera y otros deberán incorporarse para cubrir lagunas tanto de cualificación como de personalidad.

Cómo elaborar un método

El primer paso para afrontar los problemas de una forma creativa consiste en establecer un método que se utilizará cada vez que el equipo se encuentre en esa situación.

 

1. Define claramente el ideal

Muchos directivos recelan del término ideal por considerarlo puramente abstracto e irreal ("Los miembros del equipo no lo tomarían en serio..."). Creen que los conceptos en los que debe basarse la resolución de problemas han de ser realistas para ser eficaces. Ciertamente, el realismo tiene sus ventajas, pero entre ellas no está precisamente la de estimular la creatividad y el entusiasmo para abrir nuevas vías. En este sentido, un exceso de realismo puede resultar también limitador.

El primer paso para resolver un problema es definir una visión clara y simple del resultado ideal, el escenario deseado si pudieran realizarse los sueños; esto es, una imagen global inspiradora y estimulante que sirva de faro para generar ideas y alternativas concretas. Debe enunciarse en tiempo presente ("Creamos los productos más innovadores del mercado"), como si ya estuviera ocurriendo. No es una formulación de la solución al problema ni tampoco una lista de medidas concretas, sino una imagen ideal sencilla y concisa que dé respuesta a alguna de las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el mayor deseo con respecto al asunto en cuestión?
  • ¿Cuál sería la situación si no hubiera obstáculos ni restricciones?
  • ¿Cuál sería la foto si los sueños pudieran hacerse realidad?
  • ¿Cómo podrían aprovecharse las capacidades, personalidades y emociones para dar un vuelco a la situación?

El proceso de elaborar una visión del ideal opera como una "profecía autocumplida", un faro que señala una ruta diferente. Obliga a analizar con detenimiento qué es lo que realmente se desea, algo que suele faltar en el trabajo. La visión del ideal es una imagen intuitiva del horizonte para los próximos cinco o diez años. Debe ser concisa, significativa y fácilmente comprensible por todos los miembros del equipo. Ha de contemplarse como un proceso en curso, algo que ya está en marcha y que continuará evolucionando a medida que se realiza el viaje.

 

2. Genera todas las ideas posibles

Una vez definidos los objetivos o las áreas concretas hacia las que debe moverse la solución (productividad, cuota de mercado, satisfacción del cliente, innovación, etc.), hay que convertirlos en oportunidades mediante ideas creativas. Con las herramientas, el estímulo y el entorno adecuados, la creatividad y el genio emergen siempre. La forma de generar las ideas es, como en el paso anterior, dejar trabajar la imaginación y anotar acríticamente todas las ideas que surjan, por irrealizables o absurdas que puedan parecer. Ya llegará el momento de analizarlas. Las técnicas de generación de ideas son sencillas y eficaces, como las que se presentan a continuación:

  • Asociación: La mente trabaja por asociación. Toda idea tiende a asociarse espontáneamente a otra, similar, opuesta o diversa, en una cadena ilimitada. Hay que aprovechar esta función cerebral natural, dejarla en primer plano. La libre asociación funciona especialmente bien en grupo, puesto que se retroalimenta con mucha mayor energía y variedad.
  • Metáforas: Si el objetivo es "aumentar las ventas un 20% a final de año", una metáfora es "escalar la cima de una montaña" o "correr una maratón". Utilizamos metáforas continuamente porque son imprescindibles para entender vitalmente la realidad y encontrar la forma de adaptarnos a ella.
  • Sueños: Los sueños desentrañan con frecuencia las claves de los problemas, al dejar trabajar libremente al inconsciente. Aunque los conceptos manejados en el sueño parezcan irrelevantes, sus símbolos y escenarios estimulan la imaginación en la dirección de la solución del problema que nos preocupa.
  • ¿Qué ocurriría si...?: Esta pregunta autoriza a la mente a viajar por territorios que normalmente le están vedados, en los que puede estar precisamente la solución. "¿Qué producto diseñaríamos si tuviéramos un presupuesto ilimitado?".
  • Intervalos y plazos: Un tiempo dedicado a otro asunto o al ocio permite al inconsciente asociar ideas sin la presión del pensamiento inmediato. Del mismo modo, un plazo impostergable introduce una tensión que hace salir por todos los resquicios las ideas más variadas.
  • Autoafirmación: La repetición de frases positivas ("Damos el mejor trato al cliente") acaba haciendo que se conviertan en realidad. Aunque pueda parecer absurdo e ineficaz, no debe subestimarse el poder condicionante de un lema bien diseñado.
  • Brainstorming: La tormenta de ideas es un recurso clásico enormemente eficaz.

 

3. Diseñar alternativas

En algún lugar de este mar de posibilidades se encuentra ahora la combinación de ideas que ofrece la mejor solución al problema original y, además, inicia el camino hacia la visión ideal. Para encontrarla y convertirla en un plan, hay que dar tres pasos:

  • Combinar ideas para crear alternativas: Una alternativa es como un automóvil, mientras que una idea es como un motor o una rueda: hay que combinarlas para crear algo que produzca los resultados deseados. La forma más obvia de comenzar a clasificar las ideas es ordenarlas por prioridad o importancia. A continuación, se agrupan las principales por áreas temáticas. La mente tiende de forma natural a realizar esta agrupación, como si trazara un mapa del territorio. Normalmente, el proceso da lugar a entre tres y cinco grupos, en cada uno de los cuales hay que tratar de articular una alternativa. En esta fase, la solución no ha de ser aún completa y perfecta. Basta con que se pueda distinguir con claridad y elegir entre las distintas alternativas, que pueden recogerse en una tabla para tener una imagen más clara.
  • Realizar la selección: La elección entre varias alternativas viables y atractivas tiene como principal obstáculo el miedo. No se puede estar seguro de acertar, sólo de "haber hecho bien los deberes". Lo peor es quedarse parado y dejar pasar el tiempo y el dinero. Sea cual sea la alternativa elegida, supone una oportunidad de aprendizaje. Todas tienen ventajas. Hay que dejarse guiar por la intuición. La falta de acuerdo es habitualmente el otro gran obstáculo. No basta con la aceptación; hay que lograr el compromiso activo con la solución adoptada. Sólo puede seguirse un camino: reunir verazmente toda la información y buscar puntos comunes. Lo más importante es que todos tengan la convicción de que serán capaces de encontrar una solución de síntesis. Éste es uno de los terrenos en los que puede prestar mayor ayuda la figura del facilitador.
  • Perfeccionar la solución: Todo el trabajo de generación de ideas vuelve a ser de utilidad para refinar y completar la solución elegida. Una regla práctica es "Si no puedes explicarla fácilmente, la solución no está clara". Por este motivo, debe buscarse la perspectiva de personas ajenas al equipo, que ayudarán a concretar y simplificar la alternativa. Este contacto con la realidad externa facilita también incorporar a la solución elementos de flexibilidad adaptativa para mantenerla continuamente viva. El proceso de perfeccionamiento puede prolongarse eternamente. Por ello, hay que fijar un límite para pasar a la acción. La urgencia del plazo ayuda también a hacer aflorar y conectar las últimas ideas.

 

4. Plan de acción

Convertir la solución en realidad requiere detallar todos los pasos para ir desde la situación actual hasta el lugar deseado. El plan de acción ofrece, además, la oportunidad de elaborar una estrategia de comunicación de la alternativa elegida a todo el equipo y evaluar la marcha del proceso de transición. La comunicación es absolutamente clave. Hay que despejar tres aspectos: alcance de las medidas, plazo de aplicación y recursos disponibles. La forma de aplicación ideal es un proceso continuo bajo una doble perspectiva: un escenario a largo plazo desglosado en planes de acción a corto plazo. Además, puede ser conveniente crear una figura específica capaz de movilizar los recursos necesarios y articular el proceso con el conjunto de la empresa. En cualquier caso, todos los implicados deben asumir el impulso coordinado del plan, la evaluación de su marcha y el aprovechamiento de las lecciones extraídas.