Cinco pasos en la toma de decisiones

El trabajo de un directivo se ve dificultado por la constante toma de decisiones, la cual no siempre se produce en las mejores condiciones. Existe un método de trabajo que proporciona cinco claves para facilitar esta tarea.

Los directivos se ven obligados a tomar decisiones todos los días. Algunas son muy claras, como la adjudicación de un proyecto a una determinada persona, y otras son más complejas, como la selección de un nuevo proveedor. Algunas son fáciles, mientras que otras comportan riesgos y exigen la interacción de varios factores. Las decisiones se vuelven particularmente difíciles cuando encierran incertidumbre, cuando presentan varias alternativas, cuando están implicadas varias partes o materias, o cuando tratan de temas interpersonales.

La falta de información es un factor que genera incertidumbre y, por tanto, dificulta la toma de decisiones, pero algunos directivos encuentran que nunca tienen suficiente información para adoptar una decisión, lo cual significa que este temor está causado por la inseguridad producida por el riesgo aceptado con la decisión. En cualquier caso, los directivos deberán tomar decisiones tanto si tienen todas las condiciones que requieren para realizar ese acto con convicción como si no.

Para tratar de solucionar estas dificultades, se propone una técnica en cinco pasos. Para ello es necesario tener presente la idea de que la toma de decisiones es un proceso. Uno de los descubrimientos más notables de los pensadores en materia de empresa es que acometer un proceso es crucial para obtener resultados positivos. La planificación, organización y distribución de energías y tiempos tiene muchas más posibilidades de ser eficaz que el talento o el trabajo en jornadas extensivas. Si se adopta un proceso efectivo y se enseña a las personas del equipo a utilizarlo, se irá mejorando paulatinamente en el resultado.

Sería fácil pensar que la realización mecánica de estos pasos conduce automáticamente a adoptar la mejor decisión, pero no es así. Este proceso ayuda en buena medida a organizar el duro trabajo de decidir, pero siempre habrá obstáculos insalvables, fruto de la eventualidad, que podrán complicar este proceso. Habrá que ser flexible para adaptar el proceso ante el surgimiento de imprevistos.

 

1. Establecer un contexto para el éxito

El primer paso consiste en crear un clima propicio y eficaz para adoptar las decisiones más acertadas. Un contexto que ayuda a las decisiones es aquél que consigue eliminar, al menos en parte, las subjetividades y otros factores contaminantes habituales de una estructura de personas. Esto implica, además de depurar las preferencias personales no apoyadas en criterios profesionales, seleccionar con atención a las personas que participarán en el proceso de toma de decisiones. Asimismo, habrá que observar cuál es el espacio físico más apropiado para este proceso, un lugar que deberá fomentar el pensamiento creativo, la comunicación y la deliberación.

2. Exponer el problema adecuadamente

El segundo paso en este proceso consistirá en conocer con exhaustividad los pormenores de la situación sobre la cual ha de tomarse la decisión: la naturaleza del problema, las personas involucradas, la duración de esa situación, las consecuencias que ha provocado hasta el momento y las soluciones que se han ido aplicando hasta la fecha. No se podrán tomar decisiones acertadas si el problema no ha sido expuesto claramente desde el comienzo.

3. Generar alternativas

El siguiente paso que ha de darse es proponer una cantidad aceptable de posibles alternativas. Si no se presentan varias posibilidades, no habrá ninguna decisión que tomar, ni entrañará dificultad alguna la resolución del conflicto, dado que la decisión de elegir una de las alternativas y descartar las demás es lo que genera la duda de saber con certeza si se está acertando con esa elección, es decir, si la alternativa elegida es la mejor de las propuestas. Este paso del proceso exige mucha creatividad e ingenio y ha de ser suficientemente fructífero. No se debe dar por concluida esta etapa sin haber conseguido reunir un número relevante de posibilidades de calidad.

4. Evaluar estas alternativas

Una vez que se ha logrado un conjunto realista de alternativas, se debe proceder a evaluar la viabilidad de cada una de ellas. Para esto existen muchas herramientas de gestión especializadas, incluidas algunas versiones de software.

5. Elegir la mejor alternativa

Después de haber ido avanzando en el proceso a lo largo de las fases iniciales y de haber dedicado la atención y el cuidado necesarios a cada uno de los pasos, cada miembro del equipo de decisión podrá exponer de forma individual su opinión particular, para a continuación intercambiar puntos de vista entre todos ellos y crear un foro de debate en torno a las mejores alternativas.

De esta forma se contemplarán las ventajas y desventajas de las alternativas mejor valoradas por los miembros del grupo, lo que enriquecerá la toma de decisiones, dado que no estará sujeta sólo al criterio personal de un directivo, sino que habrá sido analizada desde la perspectiva de perfiles profesionales diferentes y complementarios.