Cinco herramientas de gran utilidad para cualquier compliance officer

Cinco herramientas de gran utilidad para cualquier compliance officer

Independientemente de su tamaño y del tipo de negocio, cualquier empresa debe seguir una serie de normas y regulaciones para operar. Por eso, la figura del compliance officer está adquiriendo cada vez más protagonismo en las compañías. Tal y como explican en el artículo “¿Qué es el Compliance Officer?” de la web del despacho de abogados Garberí Penal, el compliance officer es “el responsable de proveer o coordinar los entrenamientos continuos en materia de cumplimiento normativo, así como la figura que dará soporte en el caso de dudas sobre cómo proceder o si cierta conducta constituye o no una infracción al compliance de la empresa”. Hoy te hablamos sobre cinco herramientas que resultan de gran utilidad para cualquier compliance officer.

Análisis y gestión de riesgos                   

En primer lugar, queremos hablar sobre las herramientas de análisis y gestión de riesgos que, como bien indica su nombre, sirven para identificar, analizar y ofrecer respuesta a los riesgos inherentes a los proyectos; disminuir las consecuencias de los riesgos negativos; y aumentar la probabilidad y el impacto de los positivos. Es importante tener en cuenta que la familia de normas de ISO 31000 ofrece unos criterios que los compliance officer están adoptando poco a poco para realizar sus matrices de riesgo.

Cuadros de mando

También debemos hablar de los cuadros de mando, que sirven para saber si se cumplen los objetivos de compliance. El cuadro de mandos tiene que incluir indicadores como el nivel de automatismo de controles, el número de controles ejecutados satisfactoriamente o el número de controles clave. Gracias a estos indicadores, el compliance officer puede tener una visión de 360º del estado de su programa y, así, poder definir mejoras y los próximos pasos a seguir. Además, puede reportar el estado de cumplimiento y de riesgo actual a la dirección en tiempo real.

Sistemas de monitorización

Otras herramientas muy útiles para el compliance officer son los sistemas de monitorización, con los que pueden detectar acciones sospechosas de fraude con mayor facilidad, sobre todo si se combina con un buen sistema de alertas. Esto es posible en empresas que hayan completado la transformación digital con éxito, ya que todo queda registrado.

 Bases de datos

Como no podía ser de otra manera, también tenemos que hablar de las bases de datos,  que se pueden consultar para conocer mejor a una persona determinada o a una compañía: su histórico, antecedentes, información que ofrezca un rating de su reputación…

Gestión de evidencias

Por último, queremos hablar sobre las herramientas que permiten demostrar la eficacia de los controles implantados, es decir, evidenciar que se ha dado formación adecuada a los empleados, que se ha enviado el contrato a un proveedor, que se ha enviado un email informativo a los directivos… Una herramienta muy útil es el email certificado, ya que permite generar este tipo de evidencias. De hecho, permite justificar que una documentación determinada ha sido entregada y leída por el destinatario.

 

Más información:

¿Qué es el Compliance Officer?